如何組織一個(gè)高質(zhì)量,有效果的會(huì )議? 轉載 2019-08-22 10:36:30 你有沒(méi)有覺(jué)得你們公司的會(huì )議像裹腳布一樣又臭又長(cháng)?你有沒(méi)有覺(jué)得你們公司的會(huì )議開(kāi)了無(wú)數次,但毫無(wú)成效?你有沒(méi)有覺(jué)得你們公司的會(huì )議靜的像墓地一樣,冷氣森森? 也許這一切僅僅是因為你們公司會(huì )議的組織者不知道會(huì )議的正確開(kāi)啟方式。
會(huì )前 1.請慎重選擇參會(huì )人員 請慎重慎重慎重選擇參會(huì )人員,只邀請那些和會(huì )議主題相關(guān)的人員。那些不相關(guān)的人員,你邀請來(lái)了,他們也很少會(huì )認真聽(tīng)的,他們要么玩手機,要么玩手機,要么就是玩手機。 而且參會(huì )人數會(huì )影響參會(huì )人員發(fā)言的積極性,人數越少拘束感越小,受眾越多責任感越大。如果讓你和你身邊的兩個(gè)同事開(kāi)個(gè)小會(huì ),你很隨意的發(fā)言了,但是如果讓你在年終總結會(huì )上臺向全公司發(fā)言呢?有沒(méi)有心跳加速,有沒(méi)手心額頭微汗?有沒(méi)有提前草稿?
2.提前請發(fā)出正確的會(huì )議通知 提前多久?提前兩三天最好,不要太早也不要太晚。如果不是董事會(huì )或者股東會(huì ),提前兩星期發(fā)通知,人家不會(huì )記得,只能靠日歷提醒,而且人家也不會(huì )提前查看資料,因為距離會(huì )議時(shí)間還很久,看了也不一定記住。提前1小時(shí)發(fā)會(huì )議通知,很多時(shí)候人家根本沒(méi)注意到,或者注意到了沒(méi)時(shí)間反應,這樣就失去了會(huì )前通知的意義。 啥是正確的會(huì )議通知?要有明確會(huì )議主題,會(huì )議議程,會(huì )議時(shí)間,會(huì )議地點(diǎn),匯報人員和內容,匯報時(shí)間限制,相關(guān)資料(附件)。議題和發(fā)言人數較多的時(shí)候,如果不限制匯報或者發(fā)言時(shí)間,你的會(huì )議可能會(huì )像長(cháng)城一樣長(cháng)。而限制了發(fā)言時(shí)間,也會(huì )迫使發(fā)言人提煉自己的語(yǔ)言,少說(shuō)廢話(huà)。 提前提供上述信息,與會(huì )人員才會(huì )有充分的時(shí)間消化理解,才可以開(kāi)一個(gè)有準備高質(zhì)量的會(huì )議。 下面是一個(gè)會(huì )議通知的例子: 關(guān)于確定美國考察日程會(huì )議的通知 會(huì )議議題:去美國考察傳統儒家文化的日程 會(huì )議時(shí)間:2017年10月16日 下午14:00-15:00 會(huì )議地點(diǎn):北京總部007會(huì )議室出席人員:趙匡胤,多爾袞,朱元璋,劉邦 會(huì )議主持:秦始皇匯報內容: 1.朱元璋,去加州考察日程 2.劉邦,去紐約考察日程 3.忽必烈 ,去波士頓考察日程(請各匯報人員將時(shí)間控制在15分鐘以?xún)龋┫嚓P(guān)資料:詳見(jiàn)附件會(huì )務(wù)負責:帥炸天,139x1x3xx67x(如有問(wèn)題請隨時(shí)聯(lián)系)望與會(huì )人員會(huì )前查看附件資料,及時(shí)參會(huì )。
3.制訂遲到懲罰制度 制訂遲到懲罰制度,嚴禁遲到,嚴禁遲到,嚴禁遲到。如遲到,嚴格一點(diǎn)的可以扣績(jì)效,寬松一點(diǎn)的可以讓遲到人員捐款,一次50元,100元,會(huì )后用作集體福利,這樣大家都高興。 這一點(diǎn)很重要,如果某人遲到1小時(shí)出席,人家已經(jīng)開(kāi)始了,他去了不知道別人都說(shuō)過(guò)什么,他敢不敢發(fā)言?他不敢發(fā)言或者隨便敷衍發(fā)言的話(huà),參會(huì )還有意義嗎?大家再給他復述一遍要不要耗費時(shí)間?
4.限制手機等電子設備 比如將手機放在會(huì )議室外面,或者全部關(guān)機。因為事實(shí)證明一心不可二用,高效短暫的會(huì )議中,喝酒不開(kāi)車(chē),開(kāi)車(chē)不喝酒,參會(huì )不手機,手機不參會(huì )。這一點(diǎn)請根據實(shí)際情況考慮是否適用。
會(huì )中 1.提高參與程度 既然與會(huì )人員都是你精挑細選的,那么你肯定是想聽(tīng)聽(tīng)他們的看法。所以會(huì )議主持要盡量保持會(huì )議輕松舒適的氛圍,應及時(shí)制止“麥霸”,嚴格控制好發(fā)自己和別人的發(fā)言時(shí)間,也應鼓勵沉默者發(fā)言,適當發(fā)問(wèn)邀請對方發(fā)言。
2.總結會(huì )議,做記錄 會(huì )議結束前,主持人一定一定一定要總結結論,這同時(shí)也是和參會(huì )人員二次確認的一個(gè)過(guò)程,這樣能保證與會(huì )人員理解一致,思路清晰,有助于執行,也有助于相關(guān)人員做好會(huì )議紀要。我見(jiàn)過(guò)太多次,開(kāi)完會(huì )不總結,參會(huì )人員理解各異,記錄人員一頭霧水,導致會(huì )議毫無(wú)結果,不了了之或互相扯皮。 會(huì )議紀要結論要清晰明確。明確決定的事項,時(shí)間節點(diǎn),責任人,任務(wù)獎懲措施等。有時(shí)也要記錄主要發(fā)言人的意見(jiàn),或者各方主要意見(jiàn)。同時(shí)也可以考慮留存會(huì )議錄音文件備查。
會(huì )后 將會(huì )議紀要發(fā)送各與會(huì )人員,并追蹤決議執行情況。必要的時(shí)候可以會(huì )后立刻讓責任人在會(huì )議紀要上簽字。
其他 如果是每日例會(huì ),請盡量縮短時(shí)間,必要時(shí)可以考慮站著(zhù)開(kāi)會(huì ),這樣可以提高注意力,縮短時(shí)間,提升效率。
聯(lián)系方式:
聯(lián)系人:何經(jīng)理 手 機:13762725599
微 信:hnmeeting
Q Q:1254584218
網(wǎng) 址: zcosx.com
|