會(huì )議方案
1.會(huì )議議題、會(huì )務(wù)、接待的具體工作細分到個(gè)人或部門(mén),形成會(huì )議紀錄或方案,會(huì )議前后逐項檢查。 2.確定會(huì )議目標。必須先問(wèn)一些問(wèn)題,最重要的是:“會(huì )議準備實(shí)現什么目標?”或者換個(gè)角度問(wèn):“要是不開(kāi)行不行?”“什么時(shí)候結束?怎樣開(kāi)才算成功或失?”開(kāi)會(huì )的目的非常明確,才能突出核心主題、避免重復、價(jià)值不大的會(huì )議,否則會(huì )議很可能是浪費大家的時(shí)間。 3.會(huì )議議程最重要。議程安排得體,可以大大提高會(huì )議效率。會(huì )議議程的大忌是太簡(jiǎn)單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯(lián)系,征求意見(jiàn),以求議題的表述準確、專(zhuān)業(yè)。 4.在重大論壇召開(kāi)前,每隔三天有一次小組碰頭會(huì )議,檢查工作是否有疏漏及進(jìn)展情況。會(huì )議召開(kāi)前一天所有會(huì )務(wù)人員集中開(kāi)會(huì ),強調會(huì )議事項,確保每個(gè)人都清楚各自職責。 5.每一項工作旁邊都應注明相關(guān)的負責人員。在會(huì )務(wù)安排表格上出現的所有人員都應將相關(guān)事項、具體標準通知到本人,不要遺漏。 6.總負責人的最重要職責是溝通和協(xié)調,檢查任務(wù)完成進(jìn)度。對會(huì )務(wù)工作每一環(huán)節、細節做到心中有數,對會(huì )務(wù)工作中可能出現的問(wèn)題要打足提前量,隨時(shí)檢查?傌撠熑藨撌钦莆諘(huì )議細節最全面、信息最集中、最操心費神者,能隨時(shí)根據各項信息協(xié)調所有參與者。切忌丟三落四,不注意過(guò)程和環(huán)節控制,有頭無(wú)尾。 7.總負責人在重大會(huì )議剛開(kāi)始一段時(shí)間,自始至終在會(huì )議現場(chǎng)巡視,留意場(chǎng)內情況,確保會(huì )議開(kāi)場(chǎng)即步入正軌,隨時(shí)應對突發(fā)問(wèn)題。會(huì )議開(kāi)場(chǎng)的順利與否對整個(gè)會(huì )議效果影響很大。 8.差錯舉例 會(huì )務(wù)方案涉及議程、會(huì )場(chǎng)的問(wèn)題考慮不周或沒(méi)有列出需求清單告知相關(guān)人員,會(huì )場(chǎng)工作人員不了解需求,也未指定好對應不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò )人或分項目負責人。會(huì )場(chǎng)秩序凌亂,工作人員沒(méi)有佩戴特定的標志。 時(shí)間進(jìn)度不明確或沒(méi)有按規定流程完成銜接。 任務(wù)沒(méi)有落實(shí)到個(gè)人,沒(méi)有說(shuō)定哪個(gè)人負責到何種程度,好像誰(shuí)都負責又好像沒(méi)人負責。 會(huì )議工作人員接受任務(wù),執行情況沒(méi)有及時(shí)報告總負責人,總負責人無(wú)法對整個(gè)會(huì )議的協(xié)調與情況全面把握,以至于“險象環(huán)生”。 評述:會(huì )議方案也相當于備忘錄、提示清單,一個(gè)全面細致的方案就構成了可以根據會(huì )議進(jìn)程隨時(shí)完善的基礎。而會(huì )議總負責人則是駕馭會(huì )議的總舵手,所有信息都在此集中、發(fā)布,因而他掌握的信息是否全面、是否及時(shí)有效地督促到位決定著(zhù)會(huì )議準備是否充分。會(huì )議要確保高效、務(wù)實(shí),要特別關(guān)注以下七個(gè)關(guān)鍵要素:會(huì )議方案、會(huì )議目標與主旨、會(huì )議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責安排、會(huì )議材料、信息反饋。
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